Abläufe automatisieren mit n8n, Make und KI-Agenten

Was kostet Prozessautomatisierung bei mir?

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Sie müssen nicht oben einsteigen. Die KI-Beratung klärt, welcher Ablauf überhaupt infrage kommt. Der Prozess-Check beantwortet, ob er sich rechnet. Der Prozess-Sprint setzt ihn um. Der Preis des Sprints hängt vom Ablauf ab, deshalb steht dort ab.

Welche Abläufe lassen sich automatisieren?

Typisch sind Abläufe, die sich oft wiederholen und immer ähnlich aussehen:

• Rechnungseingang: Mail kommt an, das Dokument wird gelesen, geprüft, zur Freigabe weitergeleitet und im Buchhaltungssystem gebucht.
• Angebotserstellung: Aus einer Anfrage entsteht mit Ihren Textbausteinen und Ihren Preisen ein Angebotsentwurf.
• Onboarding: Vertrag, Zugänge und Checkliste für neue Mitarbeiter laufen ohne Nachfragen.
• Anfragebearbeitung: Eine Anfrage landet im CRM, die Bestätigung geht raus, ein Terminvorschlag und das Nachfassen folgen.

Wo ein Schritt Text verstehen, sortieren oder formulieren muss, setze ich KI ein, etwa als KI-Agent, der eingehende Mails vorsortiert. Entscheidungen mit Folgen bleiben bei einer Person. Zum Telefon gibt es einen eigenen Beitrag: KI-Telefonassistent fürs Handwerk.

Was macht eine n8n- und Make-Agentur?

Ich verbinde die Programme, die Sie schon nutzen, mit n8n oder Make, statt sie auszutauschen. Welches der beiden Werkzeuge passt, hängt vom Ablauf und von Ihren Datenschutzanforderungen ab. Wenn ein Ablauf ein eigenes Werkzeug braucht, etwa eine Freigabe-Oberfläche, besprechen wir auch, ob sich interne Tools entwickeln lohnen oder ob n8n oder Make reichen. Auch die Entwicklung von KI-Agenten gehört dazu, wenn ein Schritt es verlangt.

Fehlerbehandlung wird mit gebaut: Was passiert bei einem unlesbaren Dokument, einem Timeout oder einem Sonderfall? Die Antwort ist eine Weiterleitung an eine Person und eine Meldung, kein stilles Scheitern.

Lizenzkosten für Werkzeuge wie n8n, Make oder KI-Schnittstellen zahlen Sie direkt an den Anbieter. Ich gebe sie zum Selbstkostenpreis weiter und schlage nichts auf.

Wann lohnt sich Automatisierung?

Rechnen Sie pro Ablauf: Stunden pro Monat, die Ihr Team damit verbringt, mal Vollkosten pro Arbeitsstunde, ergibt die heutigen Kosten pro Monat. Dem stellen Sie den Preis der Umsetzung und die laufenden Lizenzkosten gegenüber.

• Je häufiger sich ein Ablauf wiederholt, desto eher lohnt er sich.
• Je gleichförmiger er ist, desto leichter lässt er sich automatisieren.
• Je mehr Ausnahmen er hat, desto mehr bleibt bei Menschen. Das senkt die Ersparnis.

Genau diese Rechnung machen wir im Prozess-Check für drei Abläufe, mit Ihren Zahlen statt mit Annahmen. Manchmal lautet das Ergebnis, einen Ablauf so zu lassen, wie er ist.

Digitalbonus Bayern prüfen: wann und wie?

Im Prozess-Check prüfe ich, ob der Digitalbonus Bayern für Ihr Vorhaben in Frage kommt. Das ist eine Prüfung und kein Versprechen. Nach den Programmregeln sind Maßnahmen mit zuwendungsfähigen Ausgaben unter 4.000 Euro nicht förderfähig, ebenso Maßnahmen, die über Mietkauf oder Leasing finanziert werden. Eine bereits begonnene Maßnahme ist ebenfalls ausgeschlossen, auch eine mündliche Beauftragung zählt als Beginn. Deshalb gehört die Prüfung vor die Beauftragung.

Die Regeln für KI-Projekte habe ich hier zusammengefasst: Digitalbonus Bayern für KI-Projekte.

Was gilt bei KI-Kompetenz im Team?

Wer KI im Betrieb einsetzt, sollte wissen, was Artikel 4 der KI-Verordnung dazu seit Juli 2026 verlangt. Den Stand habe ich in einem eigenen Beitrag erklärt: KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO.

Dafür biete ich Skill-Aufbau an: Ihr Team lernt, KI-Chatmodelle wie ChatGPT oder Claude im Alltag sicher zu nutzen.